Trasportare farmaci è di per sé un’attività molto importante. Si tratta di prodotti che possono aiutare delle vite in difficoltà, e potrebbero servire in qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento. Assicurarsi che arrivino integri è la prima preoccupazione, ma è anche importante che durante la spedizione tutto si svolga correttamente.
Ogni spedizione, qualsiasi essa sia, prevede la fase di sdoganamento, cioè quel momento in cui la merce passa attraverso la dogana per i dovuti controlli. Durante questo passaggio non è raro che si verifichino delle problematiche, che porterebbero, di conseguenza, a dei ritardi sulla spedizione.
In questo articolo vedremo nel dettaglio cos’è la dogana e quali sono le sue funzioni. Poi, illustreremo anche quali potrebbero essere le problematiche più comuni e, infine, forniremo tre preziosi consigli per evitare di riscontrare difficoltà durante il processo di sdoganamento e per non farsi trovare impreparati in un momento così delicato.
Processo di sdoganamento: cos’è e come funziona
Prima di entrare nello specifico è bene partire dal principio per capire come funziona l’intera fase di sdoganamento. Cos’è una dogana? La dogana è l’ufficio addetto al controllo merce, sia in entrata che in uscita, posto al confine di uno Stato. I suoi scopi sono molteplici:
- Regolamentare gli ingressi dei prodotti soggetti a restrizioni
- Proteggere e/o incrementare la produzione locale di quel prodotto specifico
- Riscuotere i diritti doganali
Quest’ultimo punto riguarda il vero e proprio pagamento delle tasse, che prendono il nome di dazi doganali. Tutta la procedura viene definita sdoganamento, ed è questa fase la responsabile di eventuali ritardi nella spedizione o di spese extra improvvise.
Il costo del dazio è molto variabile. Esso dipende, infatti, soprattutto dal tipo di merce ed è stabilito prima della spedizione tramite una fattura proforma. Al momento del passaggio in dogana, però, se si riscontrassero delle incongruenze tra le dichiarazioni rilasciate, allora il dazio sarà ricalcolato ex novo.
Si ricorda che per quanto riguarda le spedizioni in Europa, non sono previste imposte. Per spedizioni fuori dall’Europa, invece, sì. In questo ultimo caso, il pagamento delle tasse doganali sarà sempre a carico del destinatario.
Quali problematiche possono riscontrarsi?
Ora che è stato fornito un quadro più completo su come funzioni la fase di sdoganamento, vediamo quali problematiche potrebbero presentarsi nel caso specifico dei farmaci. Ne esistono principalmente tre tipologie:
- Problematiche di inserimento nel sistema NSIS (Nuovo Sistema Informativo Sanitario)
- Problematiche relative alla documentazione
- Problematiche operative
Per ciò che riguarda il primo gruppo, tra le più comuni incontriamo l’errata compilazione del campo descrizione merce. Si inseriscono, cioè, oltre al principio attivo del farmaco anche il nome del paziente, che andrebbe inserito nel campo “lotto”. Questo errore avrà come conseguenza un rallentamento per correzione dati.
Un altro errore comune a questo tipo di problematiche è la difficoltà ad identificare. Significa, cioè, che il presentatore della domanda non riesce ad identificare il mezzo di trasporto scelto. Questo comporterà dei problemi di tracciabilità del trasporto.
Passiamo ora alle problematiche inerenti alla documentazione. Spesso accade che i documenti siano non leggibili, o addirittura non firmati. Inevitabilmente, tutto ciò comporterà dei ritardi in quanto si dovrà verificare nuovamente la loro attendibilità.
Nel caso in cui, invece, i documenti siano ben leggibili e firmati correttamente, di contro potrebbero essere parzialmente controllati dall’operatore doganale. In questo caso si otterrà un inoltro della documentazione incompleta o scorretta, e al controllo successivo, si cercherà di risolvere il problema causando altri ritardi.
Infine, tra le problematiche operative si potrebbe incorrere in farmaci registrati non negoziati, oppure non distribuiti. Inutile specificare perchè questo rappresenti un reale problema. Oppure, alcuni potrebbero essere consegnati senza NOS, cioè il nulla osta di sicurezza.
Sdoganamento: 3 consigli per semplificarlo
Abbiamo visto come la dogana, nel mondo delle spedizioni, ricopra un ruolo davvero importante. Si può dire che sia la fase più delicata, la decisiva di tutta la spedizione. Se qualcosa non dovesse funzionare, questo sarebbe il momento responsabile di ritardi o ulteriori problematiche.
Sarebbe bene, quindi, cercare di prevenire eventuali inconvenienti e non farsi trovare impreparati. Di seguito, dunque, trovi tre consigli utili per superare il processo di sdoganamento senza sorprese e cercare di ridurre i tempi di attesa:
1. Informazione
Il primo passo da compiere è quello di ricercare quante più informazioni possibili riguardo il tipo di spedizione che stai per effettuare. Ad esempio, puoi informarti sull’eventuale presenza di modifiche sulle normative o sulle pratiche di importazioni e/o esportazioni, che infatti, possono variare da un paese all’altro.
Anche tutte le licenze e le disposizioni speciali possono rappresentare un ottimo fattore di conoscenza. Soprattutto sarebbe importante conoscere tutte le merci soggette a restrizione o a proibizioni nel Paese in cui si sta spedendo.
2. Documentazione
Come abbiamo specificato nelle righe soprastanti, alcune delle problematiche più diffuse riguardano proprio la documentazione. Ebbene, prima di spedire, assicurati più di una volta che ogni documento contenga tutte le informazioni necessarie, ma non solo.
Tutte le carte devono essere compilate in modo completo, corretto e leggibile. Particolare attenzione, poi, deve essere prestata alla fattura commerciale proforma. Come già anticipato, infatti, questa sarà presentata all’operatore doganale che si occuperà a sua volta di classificare la spedizione.
In altre parole, più sarai preciso nella descrizione dei tuoi prodotti, meno tempo ci impiegherà la dogana ad elaborare la spedizione. Per ottenere la massima efficienza dovrai spiegare di cosa si tratta, qual è la sua composizione e per cosa viene usato.
3. Pagamento
Abbiamo anche spiegato che una delle funzioni principali della dogana è quella di riscuotere le imposte doganali. Pertanto, per ottimizzare il più possibile i tempi e trovarsi di fronte a meno imprevisti possibili, sarebbe bene informarsi a priori sul costo del dazio che si dovrà affrontare.
In particolare, puoi fare riferimento al sistema armonizzato del codice doganale (Harmonized System o codici HS). É un sistema che classifica le merci così da aiutare le autorità doganali a stabilire più velocemente quali imposte e dazi applicare. Non è obbligatorio presentare questo codice, ma contribuirà di certo a velocizzare tutta la procedura.
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